Privacybeleid

Versie: 13 september 2026

Cozy Tree hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Cozy Tree
Burgemeester Roelenweg 13
8021 EV Zwolle
Nederland

KvK-nummer: 85515949
Btw-identificatienummer: NL004111374B06
E-mail: hallo@cozytree.nl
Telefoon: 0617140757

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van privacyrechten kan contact worden opgenomen via bovenstaand e-mailadres.

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens die Cozy Tree verwerkt in verband met onder andere:

  • onze webshop;

  • bestellingen;

  • klantaccounts;

  • onze personalisatie-editor;

  • betalingen;

  • verzending;

  • retouren;

  • klachten en klantenservice;

  • het Cozy Tree Helpcenter;

  • e-mailmarketing;

  • analytics;

  • advertenties en marketingtracking.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik van onze diensten kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

Identificatie- en contactgegevens

  • naam;

  • afleveradres;

  • factuuradres;

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer indien verstrekt;

  • klantaccountgegevens.

Bestelgegevens

  • bestelde producten;

  • aantallen;

  • ordernummer;

  • bestel- en leverdatum;

  • bestelgeschiedenis;

  • retour- en terugbetalingsgegevens;

  • communicatie over de bestelling.

Personalisatiegegevens

Bij gepersonaliseerde producten kunnen wij onder andere verwerken:

  • ingevoerde namen;

  • persoonlijke teksten;

  • gekozen karakters;

  • uiterlijke kenmerken;

  • compositie;

  • productconfiguraties;

  • gegenereerde previews;

  • ontwerp- en productiebestanden.

Deze gegevens worden gebruikt om het door de klant samengestelde product te produceren.

Betaalgegevens

Betalingen worden verwerkt via onder andere:

  • Mollie;

  • Shopify Payments;

  • PayPal.

Afhankelijk van de gekozen betaalmethode ontvangen wij bijvoorbeeld:

  • betaalstatus;

  • gekozen betaalmethode;

  • transactiegegevens;

  • gedeeltelijke betaalinformatie;

  • informatie die nodig is voor terugbetalingen en fraudepreventie.

Volledige kaartgegevens worden in beginsel rechtstreeks door de betreffende betaaldienstverlener verwerkt en worden niet door Cozy Tree zelf opgeslagen wanneer wij daar technisch geen toegang toe hebben.

Verzending

Voor het verzenden van bestellingen kunnen wij onder andere verwerken:

  • naam;

  • afleveradres;

  • contactgegevens;

  • order- en verzendinformatie;

  • trackinggegevens.

Klantenservice en Helpcenter

Wanneer iemand contact met ons opneemt kunnen wij onder andere verwerken:

  • naam;

  • e-mailadres;

  • ordernummer;

  • inhoud van het bericht;

  • foto's en bijlagen;

  • klacht-, retour- of supportinformatie;

  • eerdere communicatie met Cozy Tree.

Ons Helpcenter is een eigen systeem van Cozy Tree.

Technische gegevens

Bij gebruik van onze website kunnen onder andere worden verwerkt:

  • IP-adres;

  • browsertype;

  • apparaatinformatie;

  • bezochte pagina's;

  • datum en tijd van bezoeken;

  • sessie- en cookiegegevens;

  • technische loggegevens;

  • interacties met onze website.

Marketing- en analyticsgegevens

Wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat kunnen gegevens worden verwerkt via onder andere:

  • Google Analytics;

  • Google Ads-tag/pixel;

  • Meta Pixel;

  • Klaviyo;

  • Shopify Email.

Hierbij kunnen onder andere websitebezoeken, klikgedrag, aankopen en interacties met advertenties of e-mails worden gemeten.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

Uitvoeren van de overeenkomst

Wij verwerken gegevens om:

  • bestellingen te verwerken;

  • gepersonaliseerde producten te produceren;

  • betalingen af te handelen;

  • bestellingen te verzenden;

  • track & trace te verstrekken;

  • retouren en terugbetalingen af te handelen;

  • klantenaccounts beschikbaar te stellen;

  • klantenservice te leveren.

De juridische grondslag is in deze gevallen in beginsel de noodzaak om de overeenkomst met de klant uit te voeren of om op verzoek van de klant vóór het sluiten van een overeenkomst stappen te nemen.

Wettelijke verplichtingen

Wij verwerken bepaalde gegevens omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor:

  • financiële administratie;

  • belastingadministratie;

  • facturatie;

  • wettelijke informatieverzoeken;

  • naleving van consumentenwetgeving.

Beveiliging, fraudepreventie en bedrijfsvoering

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor gerechtvaardigde belangen zoals:

  • voorkomen en onderzoeken van fraude;

  • beveiligen van onze webshop en systemen;

  • voorkomen van misbruik;

  • oplossen van technische problemen;

  • behandelen en documenteren van klachten;

  • verdedigen van juridische claims;

  • verbeteren van onze dienstverlening.

Bij gebruik van gerechtvaardigd belang wegen wij ons belang af tegen de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene.

Analytics en marketingtracking

Niet-noodzakelijke analytics- en marketingtechnologieën, zoals Google Analytics, Google Ads en Meta Pixel, worden gebruikt op basis van toestemming wanneer de toepasselijke wetgeving die toestemming vereist.

Wanneer geen geldige toestemming is verkregen, worden dergelijke niet-noodzakelijke technologieën niet voor die doeleinden geactiveerd voor zover de wet dat voorschrijft.

E-mailmarketing

Wij kunnen commerciële e-mails sturen:

  • wanneer iemand daarvoor toestemming heeft gegeven; of

  • aan bestaande klanten voor eigen soortgelijke producten of diensten wanneer dit volgens de toepasselijke wetgeving zonder afzonderlijke toestemming is toegestaan.

Iedere marketingmail bevat een eenvoudige mogelijkheid om zich af te melden.

Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

5. Personalisatiegegevens en ontwerpbestanden

Voor het produceren van gepersonaliseerde producten verwerkt Cozy Tree gegevens die de klant in de editor invoert of selecteert.

Afzonderlijke gegenereerde preview-, render- en ontwerpbestanden worden in beginsel maximaal 14 dagen bewaard nadat zij voor de betreffende bestelling nodig zijn geweest.

Daarna worden deze bestanden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege bijvoorbeeld:

  • een lopende klacht;

  • een remake;

  • een geschil;

  • fraudepreventie;

  • een wettelijke verplichting.

Gegevens die onderdeel uitmaken van de daadwerkelijke orderadministratie, zoals de gekozen productconfiguratie of noodzakelijke orderdetails, kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor de overeenkomst, klantenservice, wettelijke administratie of rechtsvorderingen.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

In het bijzonder hanteren wij onder andere de volgende uitgangspunten:

Bestel- en financiële administratie

Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale basisadministratie worden in beginsel 7 jaar bewaard.

Wanneer voor specifieke transacties een langere wettelijke bewaartermijn geldt, bijvoorbeeld in het kader van een toepasselijke EU-One-Stop-Shopregeling, kunnen relevante gegevens langer worden bewaard.

Personalisatiebestanden

Afzonderlijke previews, renders en productiebestanden worden in beginsel maximaal 14 dagen bewaard nadat zij niet meer nodig zijn voor productie en normale orderverwerking.

Klantenservice

Klantenservice- en klachtgegevens bewaren wij zolang dit noodzakelijk is om de vraag of klacht af te handelen en gedurende een redelijke periode daarna voor opvolging, bewijs en eventuele juridische claims.

Klantaccount

Accountgegevens worden bewaard zolang het klantaccount bestaat of zolang dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening en wettelijke verplichtingen.

Het verwijderen van een account betekent niet automatisch dat gegevens die wij wettelijk moeten bewaren eveneens direct kunnen worden verwijderd.

Marketing

Marketinggegevens worden bewaard zolang iemand marketingcommunicatie ontvangt of zolang wij een geldige andere grondslag hebben.

Na afmelding kunnen wij beperkte gegevens bewaren om te registreren dat iemand geen marketing meer wil ontvangen.

Analytics en cookies

Analytics- en cookiegegevens worden bewaard volgens de ingestelde bewaartermijnen van de betreffende technologie en niet langer dan noodzakelijk.

Meer informatie over gebruikte cookies en vergelijkbare technologieën wordt beschikbaar gesteld via onze cookie-instellingen en het Cookiebeleid.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Shopify

Onze webshop en klantaccounts draaien op Shopify.

Shopify kan persoonsgegevens verwerken voor onder andere:

  • hosting van de webshop;

  • orderbeheer;

  • klantaccounts;

  • checkout;

  • betalingen;

  • beveiliging;

  • e-mailfunctionaliteiten.

Afhankelijk van de gebruikte Shopify-dienst kan Shopify optreden als verwerker of in bepaalde situaties voor eigen doeleinden als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke.

Mollie, Shopify Payments en PayPal

Deze partijen verwerken persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om betalingen uit te voeren, betalingen te beveiligen, fraude te voorkomen en terugbetalingen af te handelen.

Betaaldienstverleners kunnen voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

PostNL en bezorgpartners

Voor levering kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met PostNL.

Bij internationale zendingen kan PostNL gegevens doorgeven aan lokale bezorgpartners die de laatste fase van de bezorging uitvoeren.

Klaviyo en Shopify Email

Wij gebruiken Klaviyo en Shopify Email voor e-mailcommunicatie en marketing.

Deze diensten kunnen onder andere contactgegevens, marketingvoorkeuren, aankoopgegevens en interacties met e-mails verwerken.

Google

Wij gebruiken Google-diensten, waaronder:

  • Google Analytics;

  • Google Ads;

  • Google-tagging- en meetfunctionaliteiten.

Wanneer hiervoor toestemming vereist is, worden deze diensten alleen voor niet-noodzakelijke doeleinden gebruikt nadat toestemming is gegeven.

Meta

Wij gebruiken de Meta Pixel voor onder andere:

  • meten van advertentieprestaties;

  • conversiemeting;

  • doelgroepanalyse;

  • relevante advertenties,

voor zover daarvoor een geldige toestemming of andere toepasselijke rechtsgrond bestaat.

Hosting- en IT-dienstverleners

Ons eigen Helpcenter en overige systemen kunnen gebruikmaken van technische hosting-, infrastructuur- en beveiligingsdienstverleners.

Deze partijen krijgen uitsluitend toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is om hun diensten aan Cozy Tree te leveren.

Overheid en juridische verplichtingen

Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners die wij gebruiken kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder mogelijk in de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, maken wij of onze dienstverleners waar vereist gebruik van een rechtsgeldig doorgiftemechanisme, zoals:

  • een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

  • toepasselijke standaardcontractbepalingen;

  • of een ander mechanisme dat op grond van de AVG is toegestaan.

De precieze verwerking kan afhankelijk zijn van de betreffende dienstverlener en diens actuele infrastructuur en subverwerkers.

9. Cookies en vergelijkbare technologieën

Cozy Tree gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën.

Sommige technologieën zijn noodzakelijk voor bijvoorbeeld:

  • winkelwagenfunctionaliteit;

  • beveiliging;

  • checkout;

  • taal- en sessievoorkeuren;

  • klantaccounts.

Voor niet-noodzakelijke cookies en tracking, waaronder marketing- en bepaalde analyticsdoeleinden, vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk verplicht is.

Via de cookie-instellingen kan de bezoeker zijn keuzes beheren en, waar van toepassing, toestemming intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerking die vóór de intrekking plaatsvond.

10. Marketing en profilering

Met toestemming kunnen gegevens over websitegebruik, bestellingen en advertentie-interacties worden gebruikt om:

  • advertentieprestaties te meten;

  • doelgroepen samen te stellen;

  • marketing relevanter te maken;

  • marketingcampagnes te optimaliseren.

Hiervoor kunnen Google en Meta gegevens ontvangen.

Waar wettelijk vereist vindt deze verwerking pas plaats nadat daarvoor toestemming is gegeven.

De gebruiker kan toestemming via de cookie-instellingen intrekken.

11. Beveiliging

Cozy Tree neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere:

  • verlies;

  • ongeoorloofde toegang;

  • misbruik;

  • wijziging;

  • openbaarmaking.

Geen enkel systeem kan echter absolute beveiliging garanderen.

Wanneer een beveiligingsincident leidt tot een meldingsplichtig datalek, handelen wij overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

12. Privacyrechten

Onder de AVG kan een betrokkene, afhankelijk van de omstandigheden, onder andere het recht hebben op:

  • inzage in persoonsgegevens;

  • correctie van onjuiste gegevens;

  • verwijdering van persoonsgegevens;

  • beperking van verwerking;

  • overdraagbaarheid van gegevens;

  • bezwaar tegen verwerking;

  • bezwaar tegen direct marketing;

  • intrekking van toestemming.

Voor direct marketing kan te allen tijde bezwaar worden gemaakt.

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken.

Een verzoek kan worden ingediend via:

hallo@cozytree.nl

Wij kunnen vragen om informatie die redelijkerwijs nodig is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

Niet ieder verzoek tot verwijdering kan direct volledig worden uitgevoerd wanneer wij bepaalde gegevens wettelijk moeten bewaren.

13. Klacht indienen bij een toezichthouder

Wanneer iemand van mening is dat Cozy Tree persoonsgegevens niet correct verwerkt, kan eerst contact met ons worden opgenomen via hallo@cozytree.nl.

Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde privacytoezichthouder.

Voor Cozy Tree in Nederland is dit onder andere de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een consument kan waar de AVG dit toestaat eveneens een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder in het land van zijn gewone verblijfplaats, werkplek of plaats van de vermeende overtreding.

14. Gegevens van andere personen

Wanneer een klant persoonsgegevens van een andere persoon in een personalisatie invoert, bijvoorbeeld een naam, dient de klant deze gegevens alleen te verstrekken wanneer hij of zij daartoe gerechtigd is.

Cozy Tree gebruikt dergelijke gegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt en zoals omschreven in dit privacybeleid.

15. Minderjarigen

Onze webshop is niet specifiek gericht op het zelfstandig verzamelen van persoonsgegevens van kinderen.

Wanneer persoonsgegevens van een kind onderdeel zijn van een personalisatie die door een volwassen klant wordt besteld, verwerken wij die gegevens uitsluitend voor het uitvoeren van de betreffende bestelling en de doeleinden die in dit privacybeleid zijn beschreven.

16. Wijzigingen in dit privacybeleid

Cozy Tree kan dit privacybeleid aanpassen wanneer bijvoorbeeld onze dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke wetgeving verandert.

De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd.

De datum bovenaan dit privacybeleid geeft aan wanneer deze versie voor het laatst is bijgewerkt.

17. Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten over privacy:

Cozy Tree
Burgemeester Roelenweg 13
8021 EV Zwolle
Nederland

E-mail: hallo@cozytree.nl
Telefoon: 0617140757

KvK: 85515949
Btw: NL004111374B06